Categories: News

Как создать архив на предприятии?

Каждый руководитель знает, что архив в компании необходим. Но в откровенных беседах многие признаются, что первые месяцы работы далеко не все сразу же приступают к созданию архива. Порой бумаги хранятся в полном хаосе, лежат в шкафах и даже на столах в кабинетах.

Но в какой-то момент наступает ситуация, что найти нужную бумагу уже становится невозможным. И появляется мысль об упорядочении бумаг. Добавьте к этому тот факт, что многие документы необходимо хранить в соответствии с законодательством нашей страны — и вы поймете, как важны работы по архивированию.

Что такое архив?

Для начала очень важно понять, что зачастую люди понимают под словом «архив» совсем не то, что им является.

Например, просто купить папки и красивый шкаф, а затем аккуратно расставить в нем все имеющиеся у вас документы — это не архив. Архив не существует до тех пор, пока нет описей всех документов, пока они особым, правильным образом не обработаны, пока не становится ясно, сколько и каким образом нужно хранить тот или иной документ.

Из каких этапов складывается создание архива на предприятии?

Итак, если вы решили создать архив вашей компании, у вас есть два варианта — сделать это своими силами либо поручить эти работы профессионалам. Но в любом случае необходимо будет преодолеть несколько шагов, очень важно не пропускать ни одного из них:

  1. Собрать абсолютно все имеющиеся документы — претендентов на «проживание» в архиве.
  2. Провести экспертизу научной и практический ценности документов — то есть определить, необходимо ли их в принципе хранить: как с точки зрения требований закона, так и по логике практических и деловых задач.
  3. Определить сроки хранения всех бумаг — для этого нужно опираться на требования закона.
  4. Систематизировать документы — по степени важности, типу и другим характеристикам.
  5. Правильно оформить дела в соответствии с требованиями, изложенными в различным нормативных документах, например, в «Основных правилах работы архивов организаций».
  6. Выделить дела с истекшим сроком годности.
  7. Оформить соответствующие акты.

В процессе обработки документов обычно выявляется большое количество бумаг, которые по тем или иным причинам не нужно хранить. От простых черновиков, случайно затесавшихся к важным документам, до просроченных листов, выделенных к уничтожению. Самый простой, удобный, безопасный и законный способ разобраться с ними — провести профессиональное, конфиденциальное уничтожение, которое представляет собой тщательное измельчение и подготовку сырья для переработки, которое происходит за закрытыми дверями. Эту услугу, как правило, оказывают те же компании, которые предлагают и проведение архивных работ.

Редактор Fashionblogger

Recent Posts

Аутсорсинг печати: как сэкономить время и деньги без потери качества

В современном бизнесе каждая компания стремится оптимизировать свои процессы и сократить расходы. Одной из таких…

6 часов ago

Трихоскопия волос: современный способ увидеть здоровье волос и кожи головы

Сегодня тема здоровья волос становится всё более актуальной. Всем нам хочется иметь густую и красивую…

6 часов ago

Кейтеринг в Москве: как выбрать надёжного подрядчика

Москва — город быстрых решений, статусных событий и стильных мероприятий. Здесь ежедневно проходят десятки деловых…

5 дней ago

Химчистка офисной мебели: как вернуть свежесть и уют вашему рабочему пространству

Офисная мебель — это не просто предметы интерьера, это важная часть рабочего процесса. Она создает…

1 неделя ago

Как открыть успешный интернет-магазин экипировки и оборудования: Полное руководство

Сегодня интернет-магазины стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Люди покупают все — от одежды и…

1 неделя ago

Смесители пищевых продуктов: как выбрать идеальный агрегат для вашей кухни

Смесители пищевых продуктов, или как их обычно называют — кухонные миксеры, стали незаменимым помощником на…

1 неделя ago