Categories: News

Как создать архив на предприятии?

Каждый руководитель знает, что архив в компании необходим. Но в откровенных беседах многие признаются, что первые месяцы работы далеко не все сразу же приступают к созданию архива. Порой бумаги хранятся в полном хаосе, лежат в шкафах и даже на столах в кабинетах.

Но в какой-то момент наступает ситуация, что найти нужную бумагу уже становится невозможным. И появляется мысль об упорядочении бумаг. Добавьте к этому тот факт, что многие документы необходимо хранить в соответствии с законодательством нашей страны — и вы поймете, как важны работы по архивированию.

Что такое архив?

Для начала очень важно понять, что зачастую люди понимают под словом «архив» совсем не то, что им является.

Например, просто купить папки и красивый шкаф, а затем аккуратно расставить в нем все имеющиеся у вас документы — это не архив. Архив не существует до тех пор, пока нет описей всех документов, пока они особым, правильным образом не обработаны, пока не становится ясно, сколько и каким образом нужно хранить тот или иной документ.

Из каких этапов складывается создание архива на предприятии?

Итак, если вы решили создать архив вашей компании, у вас есть два варианта — сделать это своими силами либо поручить эти работы профессионалам. Но в любом случае необходимо будет преодолеть несколько шагов, очень важно не пропускать ни одного из них:

  1. Собрать абсолютно все имеющиеся документы — претендентов на «проживание» в архиве.
  2. Провести экспертизу научной и практический ценности документов — то есть определить, необходимо ли их в принципе хранить: как с точки зрения требований закона, так и по логике практических и деловых задач.
  3. Определить сроки хранения всех бумаг — для этого нужно опираться на требования закона.
  4. Систематизировать документы — по степени важности, типу и другим характеристикам.
  5. Правильно оформить дела в соответствии с требованиями, изложенными в различным нормативных документах, например, в «Основных правилах работы архивов организаций».
  6. Выделить дела с истекшим сроком годности.
  7. Оформить соответствующие акты.

В процессе обработки документов обычно выявляется большое количество бумаг, которые по тем или иным причинам не нужно хранить. От простых черновиков, случайно затесавшихся к важным документам, до просроченных листов, выделенных к уничтожению. Самый простой, удобный, безопасный и законный способ разобраться с ними — провести профессиональное, конфиденциальное уничтожение, которое представляет собой тщательное измельчение и подготовку сырья для переработки, которое происходит за закрытыми дверями. Эту услугу, как правило, оказывают те же компании, которые предлагают и проведение архивных работ.

Редактор Fashionblogger

View Comments

  • Для создания архива на предприятии сначала определите, какие документы и материалы нужно сохранить. Затем разработайте систему классификации: разделите документы по категориям, например, финансовые, юридические, кадровые и т.д. Убедитесь, что у вас есть достаточное пространство для хранения, как физически, так и в электронной форме. Не забывайте о регулярном обновлении архива, чтобы он всегда содержал актуальную информацию. Обучите сотрудников правилам работы с архивом, чтобы все знали, как правильно хранить и использовать документы.

Recent Posts

Всё, что нужно знать о пересадке волос: современный взгляд на восстановление густоты

Потеря волос — это одна из тех проблем, с которыми сталкивается множество людей по всему…

12 часов ago

Мягкие манекены: почему это лучшее решение для одежды и дизайна

Когда мы слышим слово "манекен", перед глазами обычно возникает образ жесткой пластиковой фигуры, которая стоит…

16 часов ago

Онлайн-школа программирования для детей: как выбрать и зачем это нужно

В наше время, когда технологии развиваются с головокружительной скоростью, умение программировать становится не просто полезным…

1 день ago

Кожный и висцеральный лейшманиоз: что это за болезнь и как с ней бороться

Лейшманиоз – это слово звучит непривычно и даже пугающе, особенно если вы впервые сталкиваетесь с…

1 день ago

Ночная прогулка на теплоходе по Москве

Ночные панорамы с воды — это уникальные кадры, которые впечатлят даже искушённых зрителей. Ночная прогулка…

1 день ago

Плитка на могилу №8

В современном мире создание мемориалов стало настоящим искусством, где каждая деталь имеет особое значение. Особого…

1 день ago