Каждый руководитель знает, что архив в компании необходим. Но в откровенных беседах многие признаются, что первые месяцы работы далеко не все сразу же приступают к созданию архива. Порой бумаги хранятся в полном хаосе, лежат в шкафах и даже на столах в кабинетах.
Но в какой-то момент наступает ситуация, что найти нужную бумагу уже становится невозможным. И появляется мысль об упорядочении бумаг. Добавьте к этому тот факт, что многие документы необходимо хранить в соответствии с законодательством нашей страны — и вы поймете, как важны работы по архивированию.
Для начала очень важно понять, что зачастую люди понимают под словом «архив» совсем не то, что им является.
Например, просто купить папки и красивый шкаф, а затем аккуратно расставить в нем все имеющиеся у вас документы — это не архив. Архив не существует до тех пор, пока нет описей всех документов, пока они особым, правильным образом не обработаны, пока не становится ясно, сколько и каким образом нужно хранить тот или иной документ.
Итак, если вы решили создать архив вашей компании, у вас есть два варианта — сделать это своими силами либо поручить эти работы профессионалам. Но в любом случае необходимо будет преодолеть несколько шагов, очень важно не пропускать ни одного из них:
В процессе обработки документов обычно выявляется большое количество бумаг, которые по тем или иным причинам не нужно хранить. От простых черновиков, случайно затесавшихся к важным документам, до просроченных листов, выделенных к уничтожению. Самый простой, удобный, безопасный и законный способ разобраться с ними — провести профессиональное, конфиденциальное уничтожение, которое представляет собой тщательное измельчение и подготовку сырья для переработки, которое происходит за закрытыми дверями. Эту услугу, как правило, оказывают те же компании, которые предлагают и проведение архивных работ.
Современный мир несется с бешеной скоростью, и часто кажется, что мы просто не успеваем за…
Ботулинотерапия — это слово, которое сегодня мелькает повсюду: в косметологии, в медицине, обсуждается на форумах…
Когда речь заходят о строительстве или ремонте, часто всплывает термин «инженерные системы». Что это такое…
Если вы хоть раз сталкивались с большими строительными проектами, то, вероятно, слышали о сокращении "ППТ".…
Тонированное заднее стекло — уже не просто способ сделать машину стильней. Это реальный помощник в…
В последнее десятилетие онлайн казино превратились из забавы для избранных в массовое явление с миллионами…
View Comments
Для создания архива на предприятии сначала определите, какие документы и материалы нужно сохранить. Затем разработайте систему классификации: разделите документы по категориям, например, финансовые, юридические, кадровые и т.д. Убедитесь, что у вас есть достаточное пространство для хранения, как физически, так и в электронной форме. Не забывайте о регулярном обновлении архива, чтобы он всегда содержал актуальную информацию. Обучите сотрудников правилам работы с архивом, чтобы все знали, как правильно хранить и использовать документы.