Categories: News

Как создать архив на предприятии?

SQLITE NOT INSTALLED

Каждый руководитель знает, что архив в компании необходим. Но в откровенных беседах многие признаются, что первые месяцы работы далеко не все сразу же приступают к созданию архива. Порой бумаги хранятся в полном хаосе, лежат в шкафах и даже на столах в кабинетах.

Но в какой-то момент наступает ситуация, что найти нужную бумагу уже становится невозможным. И появляется мысль об упорядочении бумаг. Добавьте к этому тот факт, что многие документы необходимо хранить в соответствии с законодательством нашей страны — и вы поймете, как важны работы по архивированию.

Что такое архив?

Для начала очень важно понять, что зачастую люди понимают под словом «архив» совсем не то, что им является.

Например, просто купить папки и красивый шкаф, а затем аккуратно расставить в нем все имеющиеся у вас документы — это не архив. Архив не существует до тех пор, пока нет описей всех документов, пока они особым, правильным образом не обработаны, пока не становится ясно, сколько и каким образом нужно хранить тот или иной документ.

Из каких этапов складывается создание архива на предприятии?

Итак, если вы решили создать архив вашей компании, у вас есть два варианта — сделать это своими силами либо поручить эти работы профессионалам. Но в любом случае необходимо будет преодолеть несколько шагов, очень важно не пропускать ни одного из них:

  1. Собрать абсолютно все имеющиеся документы — претендентов на «проживание» в архиве.
  2. Провести экспертизу научной и практический ценности документов — то есть определить, необходимо ли их в принципе хранить: как с точки зрения требований закона, так и по логике практических и деловых задач.
  3. Определить сроки хранения всех бумаг — для этого нужно опираться на требования закона.
  4. Систематизировать документы — по степени важности, типу и другим характеристикам.
  5. Правильно оформить дела в соответствии с требованиями, изложенными в различным нормативных документах, например, в «Основных правилах работы архивов организаций».
  6. Выделить дела с истекшим сроком годности.
  7. Оформить соответствующие акты.

В процессе обработки документов обычно выявляется большое количество бумаг, которые по тем или иным причинам не нужно хранить. От простых черновиков, случайно затесавшихся к важным документам, до просроченных листов, выделенных к уничтожению. Самый простой, удобный, безопасный и законный способ разобраться с ними — провести профессиональное, конфиденциальное уничтожение, которое представляет собой тщательное измельчение и подготовку сырья для переработки, которое происходит за закрытыми дверями. Эту услугу, как правило, оказывают те же компании, которые предлагают и проведение архивных работ.

Редактор Fashionblogger

View Comments

  • Для создания архива на предприятии сначала определите, какие документы и материалы нужно сохранить. Затем разработайте систему классификации: разделите документы по категориям, например, финансовые, юридические, кадровые и т.д. Убедитесь, что у вас есть достаточное пространство для хранения, как физически, так и в электронной форме. Не забывайте о регулярном обновлении архива, чтобы он всегда содержал актуальную информацию. Обучите сотрудников правилам работы с архивом, чтобы все знали, как правильно хранить и использовать документы.

Recent Posts

Стулья для ресторанов: как выбрать такие, чтобы гости возвращались

Стул в ресторане — это больше, чем просто предмет мебели. Он задает ритм вечера, влияет…

19 часов ago

Книги для романтика: какие читать, чтобы сердце часто улыбалось

Если вы человек, который любит волноваться от одной строчки, ловить взгляд героя на полуслове и…

22 часа ago

Бытовая химия: что в тюбике, как выбрать, чем заменить и как не навредить

Бытовая химия окружает нас повсюду — на кухне, в ванной, в шкафу у белья. Она…

2 дня ago

Курсы художника-иллюстратора: как выбрать, чему учат и как не потратить время зря

Мечтаешь рисовать иллюстрации, которые цепляют взгляд и рассказывают историю одной картинкой? Курсы художника иллюстратора могут…

2 дня ago

Что сейчас происходит в экономике: понятные сигналы из запутанного мира цифр

Экономика снова напоминает живой организм: иногда дышит ровно, иногда кашляет, а порой вовсе устраивает спонтанный…

2 дня ago

Вышивка логотипов на одежде и её преимущества

Вышивка логотипа на одежде на заказ — это один из самых популярных способов брендирования корпоративной…

3 дня ago