Categories: News

Как создать архив на предприятии?

Каждый руководитель знает, что архив в компании необходим. Но в откровенных беседах многие признаются, что первые месяцы работы далеко не все сразу же приступают к созданию архива. Порой бумаги хранятся в полном хаосе, лежат в шкафах и даже на столах в кабинетах.

Но в какой-то момент наступает ситуация, что найти нужную бумагу уже становится невозможным. И появляется мысль об упорядочении бумаг. Добавьте к этому тот факт, что многие документы необходимо хранить в соответствии с законодательством нашей страны — и вы поймете, как важны работы по архивированию.

Что такое архив?

Для начала очень важно понять, что зачастую люди понимают под словом «архив» совсем не то, что им является.

Например, просто купить папки и красивый шкаф, а затем аккуратно расставить в нем все имеющиеся у вас документы — это не архив. Архив не существует до тех пор, пока нет описей всех документов, пока они особым, правильным образом не обработаны, пока не становится ясно, сколько и каким образом нужно хранить тот или иной документ.

Из каких этапов складывается создание архива на предприятии?

Итак, если вы решили создать архив вашей компании, у вас есть два варианта — сделать это своими силами либо поручить эти работы профессионалам. Но в любом случае необходимо будет преодолеть несколько шагов, очень важно не пропускать ни одного из них:

  1. Собрать абсолютно все имеющиеся документы — претендентов на «проживание» в архиве.
  2. Провести экспертизу научной и практический ценности документов — то есть определить, необходимо ли их в принципе хранить: как с точки зрения требований закона, так и по логике практических и деловых задач.
  3. Определить сроки хранения всех бумаг — для этого нужно опираться на требования закона.
  4. Систематизировать документы — по степени важности, типу и другим характеристикам.
  5. Правильно оформить дела в соответствии с требованиями, изложенными в различным нормативных документах, например, в «Основных правилах работы архивов организаций».
  6. Выделить дела с истекшим сроком годности.
  7. Оформить соответствующие акты.

В процессе обработки документов обычно выявляется большое количество бумаг, которые по тем или иным причинам не нужно хранить. От простых черновиков, случайно затесавшихся к важным документам, до просроченных листов, выделенных к уничтожению. Самый простой, удобный, безопасный и законный способ разобраться с ними — провести профессиональное, конфиденциальное уничтожение, которое представляет собой тщательное измельчение и подготовку сырья для переработки, которое происходит за закрытыми дверями. Эту услугу, как правило, оказывают те же компании, которые предлагают и проведение архивных работ.

Редактор Fashionblogger

Recent Posts

Лазерная эпиляция: мифы и реальность. Что нужно знать прежде, чем решиться на процедуру?

Лазерная эпиляция – это не просто модное слово из рекламы. Это настоящая находка для всех…

14 часов ago

Встраиваемые холодильники: всё, что нужно знать перед покупкой

Когда дело доходит до обустройства кухни, одним из важнейших решений становится выбор холодильника. Встраиваемые холодильники,…

2 дня ago

Казино онлайн: как играть и не попасть в ловушку

Здравствуйте, дорогие читатели! Сегодня мы погрузимся в мир азартных игр в интернете. Казино онлайн –…

3 дня ago

Септики из бетонных колец: практическое руководство по выбору и установке

Септики из бетонных колец становятся все более популярными среди владельцев загородных участков и дач. Их…

3 дня ago

Септик из бетонных колец: как создать эффективную систему очистки сточных вод своими руками

Когда речь идет о создании автономной канализации для загородного дома или дачи, одним из самых…

3 дня ago

Грузоперевозки по России: путешествие по безбрежным просторам

Введение в мир грузоперевозок Грузоперевозки — это не просто перемещение товаров с одного места в…

3 дня ago